miércoles, 3 de julio de 2013
Como? Crear un buen PLAN de trabajo
Sin un plan no tenemos un claro sentido de donde estamos, donde queremos ir y que tenemos que hacer paso por paso para llegar allí.
martes, 2 de julio de 2013
Tipos de presupuesto
IMPORTANCIA DE LA APO EN LA PLANEACIÓN
ADMINISTRACIÓN
POR OBJETIVOS (APO)
Es un enfoque de administración
que, tomando como base el modelo de sistemas, se orienta al logro de
resultados. En donde cada puesto define
sus objetivos en términos de resultados a lograr (y no de actividades), que
sean coherentes, específicos, prioritarios, desafiantes y tendientes al
mejoramiento permanente;
A través de un estilo de
liderazgo que privilegia la participación y la delegación; de manera que dichos
objetivos provoquen la motivación del personal, apuntalen la Planificación
y el control de gestión y sirvan como marco de referencia para la
administración de los recursos humanos.
CARACTERÍSTICAS DE LA APO
a. Establecimiento conjunto de objetivos entre
el ejecutivo y su superior;
b. Establecimiento de objetivos para cada
departamento o posición;
c. Interrelación de los objetivos
departamentales;
d. Elaboración de planes tácticos y de planes
operacionales con énfasis en la medición y el control;
e. Continua evaluación, revisión y reciclaje de
los planes;
f. Participación activa de la dirección; g. Apoyo intensivo del staff durante las primeras etapas
f. Participación activa de la dirección; g. Apoyo intensivo del staff durante las primeras etapas
Planeación Operativa
La planificación operativa es el proceso de vinculación de las metas y objetivos estratégicos de las metas y objetivos tácticos.
Un plan operativo se basa directamente en la agencia y el programa de planes estratégicos para describir las misiones de las agencias, programas y las metas, los objetivos del programa y las actividades del programa. Al igual que un plan estratégico, un plan operacional aborda cuatro preguntas:
¿Dónde estamos ahora?
¿Dónde queremos estar?
¿Cómo podemos llegar allí?
¿Cómo medimos nuestro progreso?
El plan de operaciones es el primero y el último paso en la preparación de una solicitud de presupuesto de funcionamiento. Como primer paso, el plan de operaciones proporciona un plan de asignación de recursos, como el último paso, el OP puede modificarse para reflejar decisiones políticas o cambios financieros realizados durante el proceso de elaboración del presupuesto.
Los planes operativos deben ser preparados por las personas que van a participar en la ejecución. A menudo hay una necesidad de diálogo entre departamentos importantes como los planes creados por una parte de la organización inevitablemente tendrá repercusiones en otras partes.
Para más información también leer: http://www.ciclum.com.co/sitio/contenidos_mo.php?it=73
FRACASO DE LA PLANEACIÒN ESTRATÈGICA
La planeación estratégica
-Permite mantener un nivel de competencia en las empresas, siendo crucial su aplicación
-Permite mantener un nivel de competencia en las empresas, siendo crucial su aplicación
en un escenario de negocios de altísima rivalidad, el proceso de planificación estratégica es clave para posicionar a las empresas. En este sentido, un sistema integrado de innovación puede asegurar el crecimiento y la competitividad.
Las empresas que no sean capaces de aplicar estos conceptos, seguramente quedarán rezagadas frente a sus competidores. Conozca a continuación, las 7 causas de fracaso más frecuentes en el proceso de planificación:
1. La gerencia no dispone de habilidad en Dirección Estratégica
La plana gerencial no está acostumbrada a realizar ejercicios grupales e interfuncionales dedicados a evaluar la situación general de la compañía.
2. Creer que tiene que salir perfecto desde la primera vez
El planeamiento de la competitividad organizacional es un proceso de aprendizaje sobre cómo aprender a mejorar. Debemos pensar a este proceso como algo que tiene que mejorar continuamente.
3. Olvidar la perspectiva política de cualquier proceso de este tipo
Es común que algunos miembros de la organización perciban a los procesos de cambio como una amenaza a su autoridad, su responsabilidad, su poder o su influencia.
4. El proceso no ha sido bien comunicado
La gente no entiende cómo comienza, cuándo termina, cuáles son sus fases, cómo se miden sus resultados o cómo se relaciona con cada uno individualmente.
5. El proceso compite contra la rutina diaria
La gente siente que tiene que dejar sus obligaciones para dedicar tiempo adicional al planeamiento de la competitividad. Sin embargo, para que la planificación funcione, las acciones diarias deben subordinarse a los nuevos objetivos que surjan del proceso.
6. Olvidar la perspectiva cultural
Otra causa frecuente de fracaso radica en no comprender que la competitividad es en sí misma un valor cultural que debe ser incorporado en el sistema de valores que constituye la ideología de la organización.
7. Organizar un sistema rígido.
EL PRESUPUESTO DENTRO DE LA PLANEACIÓN
PRESUPUESTO
Características y elementos del presupuesto
- Plan integrado y coordinado
- Expresado en términos financieros
- Relaciona operaciones y recursos que forman parte de un periodo determinado
- Tiene el fin de lograr los objetivos fijados en la planeación estratégica
Características y elementos del presupuesto
- Plan: lo que se trata realizar.
- Integrado: toma en cuenta todas las áreas.
- Coordinado: preparado conjuntamente y en armonía por varios departamentos.
- Expresado en términos financieros: es representado en unidad monetaria.
- Operaciones: determina ingresos y gastos detalladamente.
- Recursos: se debe plantear detalladamente todo lo que se utilizara para realizar los planes.
Consideraciones importantes:
- Los presupuestos obligar a la administración a planear para el futuro.
- Permiten que se tomen mejores decisiones.
- Establecen normas que pueden controlar el uso de los recursos de una entidad y motivar al personal .
- Sirven para comunicar los planes de la organización a cada empleado y coordinar sus esfuerzos.
MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
La Tecnología del Desempeño Humano
o comúnmente llamada HPT es una metodología sistémica para lograr de forma
integral la mejora continua y sostenible del desempeño individual, grupal y
organizacional. Fue postulada inicialmente por Tom Gilbert, Roger Kaufman y
Robert Mager, fundadores en 1962 de la International Society for Performance
Improvement (ISPI) como un modelo de trabajo interdisciplinario que permitiera
a managers, supervisores y especialistas trabajar conjunta y coordinadamente en
la mejora del desempeño aplicando diversos métodos con un plan y estrategia
común.
Para más información visitar: http://biblioteca.itson.mx/oa/ciencias_administrativa/oa20/modelo_planeacion_estrategica/p6.htm
¿Por qué usar la planificación estratégica?
La importancia para
los gerentes y las organizaciones ha aumentado en lo últimos años. Los gerentes
encuentran que definiendo la misión de sus empresas en los términos específicos
les es más fácil imprimirles dirección y propósitos y como consecuencia, éstas
funcionan mejor y responden mejor a los cambios ambientales.
La planeación
estratégica nos ayuda a adquirir un concepto muy claro de nuestra organización,
lo cual se hace a su vez posible la formulación de planes y actividades que nos
lleven hacía sus metas, además permite prepararse para hacer frentes a los
rápidos cambios del ambiente en que opera la organización. Cuando el ritmo de
la vida era más lento, los gerentes podían establecer metas y planes
simplemente explotando de la experiencia pasada, pero hoy los hechos suceden
con demasiada rapidez para que la empresa sea siempre una guía digna de
confianza y los gerentes se ven en el caso de desarrollar nuevas estrategias
apropiadas para los planes únicos y las oportunidades del futuro.
Después de la segunda
guerra mundial varios acontecimientos importantes han aumentado la importancia
de la planeación estratégica.
1. Aceleración del cambio tecnológico: A
raíz de la explosión tecnológica de la posguerra, surgen industrias
completamente nuevas, esta aceleración hizo necesario que las empresas buscarán
activamente nuevas oportunidades en lugar de contentarse con reaccionar
defensivamente ante la competencia.
2. La creciente complejidad del oficio gerencial:
Hoy los gerentes tiene que hacer frente a factores externos tales como la
inflación, aumento de los costos fijos, traslado de la gente y de los mercados
de las ciudades a los suburbios y las relaciones entre responsabilidad social y
la práctica gerencial. Solo mediante la planeación a largo plazo los gerentes pueden
anticiparse a los problemas y oportunidades resultantes.
En conclusión, la planeación estratégica es engañosamente sencilla: analiza la situación actual y la que se espera para el futuro, determina la dirección de la empresa y desarrolla medios para lograr la misión. En realidad, este es un proceso muy complejo que requiere de un enfoque sistemático para identificar y analizar factores externos a la organización y confrontarlos con las capacidades de la empresa.
Para una mayor información, visitar la siguiente página: http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitulo5/Pages/5.7/57Estrategia_planeacionEstrategica_continuacion1.htm
Estrategias: EL ANÁLISIS FODA.
Hoy en día los administradores se
valen de matrices que indican las relaciones entre las principales variables.
La matriz FODA es una herramienta que le ayudar a saber qué debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas tiene su negocio.
La matriz FODA es un marco
conceptual para un análisis sistemático que facilita la articulación de las
amenazas externas con las oportunidades y de las debilidades con las fortalezas
internas de la organización.
Esta matriz es ideal para
enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar
diferentes opciones de estrategias.
TIPOS DE OBJETIVOS Y PLANES
*TIPOS DE OBJETIVOS:
Son los resultados o propósitos
deseados. Estos guían las decisiones de la administración forman los criterios
contra los cuales se miden los resultados. Es por eso que con frecuencia se les
conoce como la base de la Planeación
Según el tiempo en el que se
desea alcanzar al objetivo existen:
Objetivos a largo plazo o
generales:
Estos buscan especular qué pasará
durante los próximos tres y cinco años, es por esto que se centran más en esto
que en los alcances inmediatos de una empresa. Por medio de estos se busca
definir cuál será el futuro del negocio.
Objetivos a mediano plazo o
tácticos:
Mientras que los objetivos anteriores son
formulados para la empresa como un todo, estos se establecen para un
determinado sector de la misma y así lograr el propósito de toda la entidad.
Estos objetivos son establecidos a partir de los anteriores y suelen realizar
especulaciones que no superen los tres años.
Los objetivos también pueden ser
clasificados en:
Primarios:
Estos objetivos suelen establecerse para la
compañía en general y no para sus individuos.
Secundarios:
Estos ayudan a alcanzar a los objetivos
primarios y determinan cuáles son los esfuerzos que se precisan para
incrementar la economía y eficacia en la realización del trabajo de quienes
integran a la empresa.
Individuales:
Estos apuntan a cada miembro de
la empresa y se establecen para períodos de tiempo variables, ya sea un día,
semana, mes o año. Estos suelen hacerse en base a los primarios y secundarios.
Sociales:
Aquí se determina que es aquello
que se quiere alcanzar en relación a la sociedad y tienen que ver con la
reglamentación de la contaminación y de los precios, toma de compromiso para
con la sociedad y el Estado y todo aquello que tenga que ver con el
mejoramiento social.
*TIPOS DE PLANES:
Estratégicos:
Son los que establecen los
lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes
(táctico y operativos), son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la
empresa .
Tácticos o funcionales:
Estos determinan planes más
específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se
subordinan a los Planes Estratégicos.
Son establecidos y coordinados
por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos
de la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecución se dan a mediano
plazo y abarcan un área de actividad específica.
Operativos:
Se rigen de acuerdo a los
lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y su función consiste en la
formulación y asignación de actividades más desarrolladas que deben ejecutar
los últimos niveles jerárquicos de la empresa.
Aquí se muestra de una manera más
resumida los tipos de Planes:
Etapas de la planeación: Políticas y programas
POLÍTICAS
Son guías
para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la
toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una
organización.
Las
políticas son imprescindibles para el éxito del plan debido a que:
- Facilitan la delegación de autoridad.
- Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedrío ciertas decisiones.
- Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
- Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.
- Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
- Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones.
- Indican al personal como debe actuar en sus operaciones.
- Facilitan la inducción del nuevo personal.
PROGRAMAS
Un
esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán
de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar
cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
La
importancia de los programas es que:
- Suministran información e indican el estado de avance de las actividades.
- Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
- Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.
- Determinan los recursos que necesitan.
- Disminuyen los costos.
- Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse específicamente.
- Determinan el tiempo de iniciación terminación de actividades.
- Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
- Evitan la duplicidad de esfuerzos.
Ese no es mi problema...
Muchas veces caemos en este tipo de comportamiento solamente "porque no es mi trabajo y no tengo por que hacerlo si no me pagan por eso". Este es un ejemplo sencillísimo de el comportamiento que tiene la mayoría de los empleados; especialmente los empleados públicos o del gobierno que casi despectivamente nos referimos a ellos como funcionarios públicos. OJO no son todos los empleados!
Etapas de la planeación. Estrategias y Objetivos
ESTRATEGIAS
Son cursos de acción general o alternativas, que
muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para
lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. Un área clave de resultados
es una actividad básica dentro de una empresa, que está relacionada con el
desarrollo total de la misma.
Lineamientos:
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- Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos.
- Determinadas con claridad
- No confundir las estrategias con las tácticas, ya que éstas últimas combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivo.
- Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción.
- Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas. Al establecerlas, auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación.
OBJETIVOS
Los objetivos deben ser perfectamente
conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización. Deben ser
estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y
confusiones. Representan los resultados que la empresa espera obtener, son
fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para
realizarse transcurrido un tiempo específico.
Características:
- Deben establecerse a un tiempo específico.
- Se determinan cuantitativamente.
- Deben de asentarse por escrito.
- No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos.
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Video buenísmo acerca de la planeación estratégica!
Toda empresa diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas planteadas, esto planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según la amplitud y magnitud de la empresa. Es decir, su tamaño, ya que esto implica que cantidad de planes y actividades debe ejecutar cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores o niveles inferiores.
http://www.youtube.com/watch?v=YlKDKbY8Cko
La planeación: La Misión Empresarial
Misión o Propósito de una empresa.
Es
la declaración duradera de objetivos que distinguen a una organización de otras
similares. ¿Cuál es nuestro negocio? Describe el propósito, los clientes, los
productos o servicios, los mercados, la filosofía y la tecnología básica de una
empresa.
- Definir que es la organización y lo que aspira a ser.
- Ser lo suficientemente específica para auxiliar ciertas actividades y lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo.
- Distinguir a una organización de todas las demás.
- Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras.
- Ser formulada en términos tan claros que se puedan entender en toda la empresa.
A continuación, se muestra un video que explica detalladamente como crear la misión o propósito de una empresa la cual es imprescindible en las etapas de la planeación.
Las ventajas de la Planeación.
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· Contribuye a actividades ordenadas y con propósito. Todos los esfuerzos están apuntados hacia
los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de tales esfuerzos.
El trabajo no productivo se minimiza. Se destaca la utilidad del logro. La
planeación diferencia entre la acción y el logro.
· Señala la necesidad de cambios futuros. La planeación ayuda a visualizar las
posibilidades futuras y a evaluar nuevos campos futuros para una posible
participación en ellos. Un gerente puede estar alerta a las oportunidades
mediante a la planeación.
· Proporciona una base de datos para el control. El gemelo de la planeación es el control,
el cual se ejecuta para cerciorarse de que la planeación esta produciendo los
resultados que se buscan. Por medio de la planeación se determinan los límites
de tiempo para la iniciación y término de cada actividad, se promueve la
fijación e los estándares de desempeño y se fijan los gastos máximos. Esto
sirve como base para el control. Un plan debe establecer tales ayudas para el
control.
· Fomenta el logro. El hecho de poner los pensamientos por
escritos y formular un plan proporciona al planeador la orientación y el
impulso para el logro. Escribir los resultados deseados y la forma de lograrlos
son en sí fuerzas positivas para una buena administración. La planeación reduce
las actividades al azar, la sobreposición innecesaria de los esfuerzos y las
acciones impertinentes.
· Obliga a la visualización de un todo. Esta forma de abarcar un todo capacita al
gerente a ver relaciones de importancia, a obtener una comprensión más plena de
cada actividad, y a apreciar las bases sobre las cuales están apoyadas sus
acciones administrativas. Mediante la planeación, se obtiene una identificación
constructiva con los problemas y las potencialidades de la empresa en general.
· Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. La planeación proporciona una mayor
utilización de las instalaciones disponibles en una empresa. Asimismo, las
actividades están equilibradas tanto en cantidad como en oportunidad.
· Ayuda al gerente a ganar status. La planeación adecuada ayuda al gerente a
proporcionar una dirección confiada y agresiva. La planeación es un enfoque
organizado para los problemas futuros. El pensar las cosas por anticipado
proporciona orientaciones a largo plazo y adecuadas. Capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando
que se diluyan o se anulen sus esfuerzos.
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