Como? Crear un buen PLAN de trabajo

Sin un plan no tenemos un claro sentido de donde estamos, donde queremos ir y que tenemos que hacer paso por paso para llegar allí.

Tipos de presupuesto

Este vídeo muestra los tipos de presupuesto para que vean las opciones que existen a nivel organizacional.

IMPORTANCIA DE LA APO EN LA PLANEACIÓN

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)

Es un enfoque de administración que, tomando como base el modelo de sistemas, se orienta al logro de resultados.  En donde cada puesto define sus objetivos en términos de resultados a lograr (y no de actividades), que sean coherentes, específicos, prioritarios, desafiantes y tendientes al mejoramiento permanente;

A través de un estilo de liderazgo que privilegia la participación y la delegación; de manera que dichos objetivos provoquen la motivación del personal, apuntalen la Planificación y el control de gestión y sirvan como marco de referencia para la administración de los recursos humanos.

CARACTERÍSTICAS DE LA APO

a.   Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior;

b.   Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición;

c.   Interrelación de los objetivos departamentales;

d.   Elaboración de planes tácticos y de planes operacionales con énfasis en la medición y el control;

e.   Continua evaluación, revisión y reciclaje de los planes;    
f.    Participación activa de la dirección;     g. Apoyo intensivo del staff durante las primeras etapas

CARACTERISTICAS

LA PLANEACIÒN

Planeación Operativa

La planificación operativa es el proceso de vinculación de las metas y objetivos estratégicos de las metas y objetivos tácticos.

Un plan operativo se basa directamente en la agencia y el programa de planes estratégicos para describir las misiones de las agencias, programas y las metas, los objetivos del programa y las actividades del programa. Al igual que un plan estratégico, un plan operacional aborda cuatro preguntas:

¿Dónde estamos ahora?

¿Dónde queremos estar?

¿Cómo podemos llegar allí?

¿Cómo medimos nuestro progreso?

El plan de operaciones es el primero y el último paso en la preparación de una solicitud de presupuesto de funcionamiento. Como primer paso, el plan de operaciones proporciona un plan de asignación de recursos, como el último paso, el OP puede modificarse para reflejar decisiones políticas o cambios financieros realizados durante el proceso de elaboración del presupuesto.

Los planes operativos deben ser preparados por las personas que van a participar en la ejecución. A menudo hay una necesidad de diálogo entre departamentos importantes como los planes creados por una parte de la organización inevitablemente tendrá repercusiones en otras partes.

Traducido de la página: http://www.dtic.mil/doctrine/new_pubs/jp5_0.pdf

Para más información también leer: http://www.ciclum.com.co/sitio/contenidos_mo.php?it=73

PLANIFICA EL ÉXITO DE TU NEGOCIO!!

FRACASO DE LA PLANEACIÒN ESTRATÈGICA

La planeación estratégica





























-Permite mantener un nivel de competencia en las empresas, siendo crucial su aplicación

 en un escenario de negocios de altísima rivalidad, el proceso de planificación estratégica es clave para posicionar a las empresas. En este sentido, un sistema integrado de innovación puede asegurar el crecimiento y la competitividad.

Las empresas que no sean capaces de aplicar estos conceptos, seguramente quedarán rezagadas frente a sus competidores. Conozca a continuación, las 7 causas de fracaso más frecuentes en el proceso de planificación:

 1. La gerencia no dispone de habilidad en Dirección Estratégica

 La plana gerencial no está acostumbrada a realizar ejercicios grupales e interfuncionales dedicados a evaluar la situación general de la compañía. 

 2. Creer que tiene que salir perfecto desde la primera vez

 El planeamiento de la competitividad organizacional es un proceso de aprendizaje sobre cómo aprender a mejorar. Debemos pensar a este proceso como algo que tiene que mejorar continuamente. 

 3. Olvidar la perspectiva política de cualquier proceso de este tipo

 Es común que algunos miembros de la organización perciban a los procesos de cambio como una amenaza a su autoridad, su responsabilidad, su poder o su influencia. 

 4. El proceso no ha sido bien comunicado

 La gente no entiende cómo comienza, cuándo termina, cuáles son sus fases, cómo se miden sus resultados o cómo se relaciona con cada uno individualmente.

 5. El proceso compite contra la rutina diaria

 La gente siente que tiene que dejar sus obligaciones para dedicar tiempo adicional al planeamiento de la competitividad. Sin embargo, para que la planificación funcione, las acciones diarias deben subordinarse a los nuevos objetivos que surjan del proceso.

 6. Olvidar la perspectiva cultural

 Otra causa frecuente de fracaso radica en no comprender que la competitividad es en sí misma un valor cultural que debe ser incorporado en el sistema de valores que constituye la ideología de la organización. 

 7. Organizar un sistema rígido.

EL PRESUPUESTO DENTRO DE LA PLANEACIÓN

PRESUPUESTO

• Plan integrado y coordinado 
• Expresado en términos financieros 
• Relaciona operaciones y recursos que forman parte de un periodo determinado
• Tiene el fin de lograr los objetivos fijados en la planeación estratégica

PRESUPUESTO----->CONTROL 



Características y elementos del presupuesto

• Plan: lo que se trata realizar.
• Integrado: toma en cuenta todas las áreas.
• Coordinado: preparado conjuntamente y en armonía por varios departamentos.
• Expresado en términos financieros: es representado en unidad monetaria.
• Operaciones: determina ingresos y gastos detalladamente.
• Recursos: se debe plantear detalladamente todo lo que se utilizara para realizar los planes.

Consideraciones importantes:

1. Los presupuestos obligar a la administración a planear para el futuro.
2. Permiten que se tomen mejores decisiones.
3. Establecen normas que pueden controlar el uso de los recursos de una entidad y motivar al personal .
4. Sirven para comunicar los planes de la organización a cada empleado y coordinar sus esfuerzos.

Tipos de planeación: Táctica y Operativa.

MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

La Tecnología del Desempeño Humano o comúnmente llamada HPT es una metodología sistémica para lograr de forma integral la mejora continua y sostenible del desempeño individual, grupal y organizacional. Fue postulada inicialmente por Tom Gilbert, Roger Kaufman y Robert Mager, fundadores en 1962 de la International Society for Performance Improvement (ISPI) como un modelo de trabajo interdisciplinario que permitiera a managers, supervisores y especialistas trabajar conjunta y coordinadamente en la mejora del desempeño aplicando diversos métodos con un plan y estrategia común. 

Metodología Tecnológica del Desempeño Humano

Para más información visitar: http://biblioteca.itson.mx/oa/ciencias_administrativa/oa20/modelo_planeacion_estrategica/p6.htm

¿Por qué usar la planificación estratégica?

La importancia para los gerentes y las organizaciones ha aumentado en lo últimos años. Los gerentes encuentran que definiendo la misión de sus empresas en los términos específicos les es más fácil imprimirles dirección y propósitos y como consecuencia, éstas funcionan mejor y responden mejor a los cambios ambientales.

La planeación estratégica nos ayuda a adquirir un concepto muy claro de nuestra organización, lo cual se hace a su vez posible la formulación de planes y actividades que nos lleven hacía sus metas, además permite prepararse para hacer frentes a los rápidos cambios del ambiente en que opera la organización. Cuando el ritmo de la vida era más lento, los gerentes podían establecer metas y planes simplemente explotando de la experiencia pasada, pero hoy los hechos suceden con demasiada rapidez para que la empresa sea siempre una guía digna de confianza y los gerentes se ven en el caso de desarrollar nuevas estrategias apropiadas para los planes únicos y las oportunidades del futuro.

Después de la segunda guerra mundial varios acontecimientos importantes han aumentado la importancia de la planeación estratégica.

1. Aceleración del cambio tecnológico: A raíz de la explosión tecnológica de la posguerra, surgen industrias completamente nuevas, esta aceleración hizo necesario que las empresas buscarán activamente nuevas oportunidades en lugar de contentarse con reaccionar defensivamente ante la competencia.

2. La creciente complejidad del oficio gerencial: Hoy los gerentes tiene que hacer frente a factores externos tales como la inflación, aumento de los costos fijos, traslado de la gente y de los mercados de las ciudades a los suburbios y las relaciones entre responsabilidad social y la práctica gerencial. Solo mediante la planeación a largo plazo los gerentes pueden anticiparse a los problemas y oportunidades resultantes.

En conclusión, la planeación estratégica es engañosamente sencilla: analiza la situación actual y la que se espera para el futuro, determina la dirección de la empresa y desarrolla medios para lograr la misión. En realidad, este es un proceso muy complejo que requiere de un enfoque sistemático para identificar y analizar factores externos a la organización y confrontarlos con las capacidades de la empresa.

Para una mayor información, visitar la siguiente página: http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitulo5/Pages/5.7/57Estrategia_planeacionEstrategica_continuacion1.htm

Estrategias: EL ANÁLISIS FODA.

Hoy en día los administradores se valen de matrices que indican las relaciones entre las principales variables. La matriz FODA es una herramienta que le ayudar a saber qué debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas tiene su negocio.

La matriz FODA es un marco conceptual para un análisis sistemático que facilita la articulación de las amenazas externas con las oportunidades y de las debilidades con las fortalezas internas de la organización.

Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes opciones de estrategias.

TIPOS DE OBJETIVOS Y PLANES

*TIPOS DE OBJETIVOS:

Son los resultados o propósitos deseados. Estos guían las decisiones de la administración forman los criterios contra los cuales se miden los resultados. Es por eso que con frecuencia se les conoce como la base de la Planeación

Según el tiempo en el que se desea alcanzar al objetivo existen:

Objetivos a largo plazo o generales:

Estos buscan especular qué pasará durante los próximos tres y cinco años, es por esto que se centran más en esto que en los alcances inmediatos de una empresa. Por medio de estos se busca definir cuál será el futuro del negocio. 

Objetivos a mediano plazo o tácticos:

 Mientras que los objetivos anteriores son formulados para la empresa como un todo, estos se establecen para un determinado sector de la misma y así lograr el propósito de toda la entidad. Estos objetivos son establecidos a partir de los anteriores y suelen realizar especulaciones que no superen los tres años.

Los objetivos también pueden ser clasificados en:

Primarios:

 Estos objetivos suelen establecerse para la compañía en general y no para sus individuos.

Secundarios:

Estos ayudan a alcanzar a los objetivos primarios y determinan cuáles son los esfuerzos que se precisan para incrementar la economía y eficacia en la realización del trabajo de quienes integran a la empresa.

Individuales:   

Estos apuntan a cada miembro de la empresa y se establecen para períodos de tiempo variables, ya sea un día, semana, mes o año. Estos suelen hacerse en base a los primarios y secundarios.

Sociales:

Aquí se determina que es aquello que se quiere alcanzar en relación a la sociedad y tienen que ver con la reglamentación de la contaminación y de los precios, toma de compromiso para con la sociedad y el Estado y todo aquello que tenga que ver con el mejoramiento social.

*TIPOS DE PLANES:

Estratégicos:

Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la empresa .

Tácticos o funcionales:

Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos.

Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.

Operativos: 

Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa.

Aquí se muestra de una manera más resumida los tipos de Planes:

http://es.wikipedia.org/wiki/Planeamiento

Etapas de la planeación: Políticas y programas

POLÍTICAS

Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan debido a que:

• Facilitan la delegación de autoridad.
• Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedrío ciertas decisiones.
• Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
• Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.
• Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
• Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones.
• Indican al personal como debe actuar en sus operaciones.
• Facilitan la inducción del nuevo personal.

PROGRAMAS

Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

La importancia de los programas es que:

• Suministran información e indican el estado de avance de las actividades.
• Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
• Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.
• Determinan los recursos que necesitan.
• Disminuyen los costos.
• Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse específicamente.
• Determinan el tiempo de iniciación  terminación de actividades.
• Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
• Evitan la duplicidad de esfuerzos.

Ese no es mi problema...

Muchas veces caemos en este tipo de comportamiento solamente "porque no es mi trabajo y no tengo por que hacerlo si no me pagan por eso". Este es un ejemplo sencillísimo de el comportamiento que tiene la  mayoría de los empleados; especialmente los empleados públicos o del gobierno que casi despectivamente nos referimos a ellos como funcionarios públicos. OJO no son todos los empleados!

Etapas de la planeación. Estrategias y Objetivos

ESTRATEGIAS

Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. Un área clave de resultados es una actividad básica dentro de una empresa, que está relacionada con el desarrollo total de la misma.

Lineamientos:

• Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos.
• Determinadas con claridad
• No confundir las estrategias con las tácticas, ya que éstas últimas combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivo.
• Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción.
• Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas. Al establecerlas, auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación.

OBJETIVOS 

Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones. Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

Características: 

• Deben establecerse a un tiempo específico. 
• Se determinan cuantitativamente.

Lineamientos

• Deben de asentarse por escrito. 
• No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos.

Al determinarlos, debemos recordar las seis preguntas clave de la administración (qué, cómo, dónde, cuándo, quién, porqué)

Video buenísmo acerca de la planeación estratégica!

Toda empresa diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas planteadas, esto planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según la amplitud y magnitud de la empresa. Es decir, su tamaño, ya que esto implica que cantidad de planes y actividades debe ejecutar cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores o niveles inferiores. http://www.youtube.com/watch?v=YlKDKbY8Cko

La planeación: La Misión Empresarial

Misión o Propósito de una empresa.

Es la declaración duradera de objetivos que distinguen a una organización de otras similares. ¿Cuál es nuestro negocio? Describe el propósito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofía y la tecnología básica de una empresa.

• Definir que es la organización y lo que aspira a ser.
• Ser lo suficientemente específica para auxiliar ciertas actividades y lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo.
• Distinguir a una organización de todas las demás.
• Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras.
• Ser formulada en términos tan claros que se puedan entender en toda la empresa.

A continuación, se muestra un video que explica detalladamente como crear la misión o propósito de una empresa la cual es imprescindible en las etapas de la planeación.

Las ventajas de la Planeación.

·  Contribuye a actividades ordenadas y con propósito. Todos los esfuerzos están apuntados hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de tales esfuerzos. El trabajo no productivo se minimiza. Se destaca la utilidad del logro. La planeación diferencia entre la acción y el logro.

·  Señala la necesidad de cambios futuros. La planeación ayuda a visualizar las posibilidades futuras y a evaluar nuevos campos futuros para una posible participación en ellos. Un gerente puede estar alerta a las oportunidades mediante a la planeación.

·  Proporciona una base de datos para el control. El gemelo de la planeación es el control, el cual se ejecuta para cerciorarse de que la planeación esta produciendo los resultados que se buscan. Por medio de la planeación se determinan los límites de tiempo para la iniciación y término de cada actividad, se promueve la fijación e los estándares de desempeño y se fijan los gastos máximos. Esto sirve como base para el control. Un plan debe establecer tales ayudas para el control.

·  Fomenta el logro. El hecho de poner los pensamientos por escritos y formular un plan proporciona al planeador la orientación y el impulso para el logro. Escribir los resultados deseados y la forma de lograrlos son en sí fuerzas positivas para una buena administración. La planeación reduce las actividades al azar, la sobreposición innecesaria de los esfuerzos y las acciones impertinentes.

·  Obliga a la visualización de un todo. Esta forma de abarcar un todo capacita al gerente a ver relaciones de importancia, a obtener una comprensión más plena de cada actividad, y a apreciar las bases sobre las cuales están apoyadas sus acciones administrativas. Mediante la planeación, se obtiene una identificación constructiva con los problemas y las potencialidades de la empresa en general.

·  Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. La planeación proporciona una mayor utilización de las instalaciones disponibles en una empresa. Asimismo, las actividades están equilibradas tanto en cantidad como en oportunidad.

·  Ayuda al gerente a ganar status. La planeación adecuada ayuda al gerente a proporcionar una dirección confiada y agresiva. La planeación es un enfoque organizado para los problemas futuros. El pensar las cosas por anticipado proporciona orientaciones a largo plazo y adecuadas. Capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos.

La Importancia de la Planeación

La Planeación 

Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la planeación. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administración por demás fortuita e improvisada.

Planificación Estratégica

Explicación de la Planeación en la Organización Empresarial

http://es.slideshare.net/pipe69/la-planeacin-en-la-organizacin-empresarial <-- aquí se encuentra explicado claramente los conceptos y pasos.

Fases del modelo de planeación estratégica aplicada

DIAGRAMA EXPLICATIVO SOBRE LA PLANEACIÓN

Etapas de la planeación

INTRODUCCIÓN A LA PLANEACIÓN ESTRÁTEGICA.

                                                                                                INTRODUCCCIÓN

Toda empresa diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas planteadas, esto planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según la amplitud y magnitud de la empresa. Es decir, su tamaño, ya que esto implica que cantidad de planes y actividades que debe ejecutar cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores o niveles inferiores.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml#ixzz2Wp60m8Zk

Micro-blog dedicado al planeamiento y su impacto en la actualidad